SISTEMA NOTARIAL TELEMATICO

* La opinión vertida en este espacio es de exclusiva responsabilidad de su autora y no refleja el criterio oficial del blog.

Ana Luisa Flores Delgado, es abogada por la Unach y actualmente es maestrante en Asesoría Jurídica en Empresas por la Universidad de la Rioja - España.  Se especializa en temas societarios.

Como consecuencia del impacto que tuvo la pandemia provocada por el virus del covid-19, el Ecuador ha implementado a su sistema laboral medidas tecnológicas para el desempeño de sus funciones diarias, acogiendo a su ritmo de trabajo medios tecnológicos para poder cumplirlas, para lo cual se aprueba la Ley Orgánica de Apoyo Humanitario, la misma que en su Décima Segunda Disposición Transitoria, obliga a todas las instituciones públicas y privadas a prestar servicios telemáticos a la ciudadanía, entre ellas las Notarías Públicas, disponiendo al Consejo de la Judicatura dote a los Notarios de mecanismos tecnológicos que se interconecten con las demás instituciones, determinando además que el órgano de administración de la Función Judicial determine los actos, contratos y diligencias que no se puedan llevar acabo electrónicamente.

Con las reformas del Código Orgánico de la Función Judicial del 08 de diciembre de 2020, y de la Ley Notarial de diciembre de 2020, se establece como una función del Notario el uso de herramientas tecnológicas, indicándose además que a partir de su publicación todos los servicios notariales pueden ser prestados física o telemáticamente. Para ello, el Consejo de la Judicatura mediante la Resolución 001-2021, emitida el 8 de enero de 2021, en conjunto con la Federación Ecuatoriana de Notarios, han impulsado el uso del sistema digitalizado del servicio notarial creando un protocolo como guía práctica, mediante el cual se dan indicaciones de lo que se debe implementar en las Notarías para llevar a cabo un servicio eficiente y seguro.

Todas las diligencias o actos notariales se podrán llevar a cabo por medios telemáticos a excepción de los constantes en el Art. 18.2 de la Ley Notarial (en adelante, LN), los cuales obligatoriamente requieren la presencia física del peticionario, los mismos que son:

1. Celebración de testamento cerrado;

2. Autorización de salida del país de menores de edad;

3. Apertura y publicación de testamento cerrado;

4. Notificación de traspaso de créditos y traspaso o cesiones de derechos o créditos personales;

5. Sorteos, apertura de casilleros u otra constatación física por parte de notaras o notarios;

6. Autenticación de firmas puestas ante él o ella, en documentos que no sean escrituras públicas;

7. Registro de firma física de servidoras o servidores y representantes legales de personas jurídicas; y,

8. Dar fe de la supervivencia de las personas naturales.

A excepción de los citados trámites, los interesados podrán realizar los demás trámites notariales telemáticamente, para ello el usuario deberá contar con los siguientes requisitos: correo electrónico personal y en uso; firma electrónica personal; residir en el mismo cantón que la Notaría en la cual está solicitando el servicio[1]; y, realizar el pago notarial electrónicamente. Se debe tener en cuenta, que el sistema telemático notarial no exige al interesado comparecer con un abogado patrocinador, ni tampoco que su solicitud para el uso de la plataforma virtual, la firme conjuntamente con un abogado, pero de ser necesario una minuta o petición para llevar a cabo el acto o contrato, el Notario tiene la obligación de receptar la misma con firma electrónica del abogado[2].

Por su parte, el Notario para la prestación de sus servicios deberá contar esencialmente con una plataforma digital segura[3], mediante la cual deberá llevar a cabo la diligencia, a más de ello debe contar con la firma electrónica, un software de validación de firmas electrónicas[4], un correo propio de la notaría en uso, aplicación de un método de pago.

Para llevar a cabo el procedimiento[5], el requirente deberá presentar una solicitud mediante su correo electrónico con firma electrónica, la misma que deberá contener sus nombres y apellidos, número de identificación, ciudad y cantón de domicilio, descripción del requerimiento.

Posterior a ello el personal notarial responderá mediante un email si procede o no la solicitud, indicará los documentos habilitantes que se requiera para llevar a cabo el trámite, solicitando adicionalmente una declaración juramentada de la ubicación geográfica del requirente.

Una vez cumplida y recibida la declaración juramentada y demás habilitantes los mismos que pueden ser entregados física o electrónicamente, el notario procederá a verificar los documentos, además de comprobar la validez de la firma electrónica. Al comprobar la documentación completa enviará mediante el correo electrónico la proforma y las formas de pago, por lo general se realizará mediante depósito o transferencia bancaria.

El agendamiento de la cita procederá una vez que el Notario cuente con los documentos justificativos y que se realice el pago, con ello a través de un email, enviará la fecha y hora que se llevará a cabo la diligencia, al cual deberá adjuntar el enlace para el ingreso a la sala de reunión.

En la comparecencia telemática, el notario deberá cumplir con lo estipulado en el Art. 27 de la LN, es decir antes de legalizar la escritura pública, le corresponde verificar la identidad de los comparecientes para ello constará la presencia virtual y facial, a través de un paneo de cámara de 360° identificará a los acompañantes y validará la necesidad de su presencia en el acto. Además, realizará una valoración idónea personal a cada uno, para ello separadamente verificará la capacidad de los otorgantes, la libertad con la que comparecen y el conocimiento con el que se obligan.

Verificada la capacidad y consentimiento con el que comparecen a la celebración de la diligencia, se continuará a dar lectura de la escritura, para adaptar los cambios que sean necesarios, una vez adaptados los cambios y todos conformes con la misma firmarán electrónicamente todos en unidad de acto, para lo cual el notario compartirá la escritura mediante la misma plataforma virtual a cada compareciente para que vaya firmando.

El notario firmará manuscritamente el extracto de la escritura y materializará la escritura con todos sus habilitantes para poder conformarla y otorgar las copias de ley físicas, en caso de que las partes requieran una copia certificada electrónica, el notario la otorgará desmaterializada en un soporte electrónico.

Para concluir con el proceso, todo lo actuado deberá ser subido al archivo electrónico notarial, el cual deberá contener los documentos habilitantes en formato digital, la matriz con las firmas electrónicas y la grabación de la videoconferencia integra y completa.

Con esto el sistema notarial ecuatoriano se encuentra dentro de la era digital, frente a avances tecnológicos que van más allá de la firma electrónica, la misma que fue incorporada en nuestra legislación desde el año 2002 a través de la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos, sin embargo, a pesar de que tiene la misma validez que la firma manuscrita su uso aún se limita a ciertos actos que son muy concretos, como una certificación electrónica. De esta analogía nacen interrogantes y retos que el Notario debe enfrentar al brindar un servicio telemático como, por ejemplo, ¿Qué tan seguras son las plataformas o aplicaciones digitales que se encuentran en el mercado para llevar a cabo un acto notarial? ¿Debe el Consejo de la Judicatura crear una plataforma virtual única, segura y de uso exclusivo para notarios a nivel nacional?

Para un representativo segmento de la población la cultura del papel es muy importante, el apoyo que brinda un papel con una firma manuscrita es muy valioso, porque tener un papel físico brinda seguridad y tranquilidad a quien lo posee, pero dentro del mismo segmento y considerando que los documentos físicos se guardan en archivos físicos y teniendo en cuenta que los soportes físicos como el papel, el pergamino, entre otros, con el tiempo pueden llegar a deteriorarse, a dañarse, incluso extraviarse, lo mismo ha sucedido con los soportes de tecnología digital pasados, como por ejemplo plataformas digitales o discos que hoy en día ya no existen o no pueden ser leídos debido al avance mismo de la tecnología ¿Qué tan seguro es llevar un archivo digital de documentos electrónicos, documentos que únicamente pueden ser validados electrónicamente?

Finalmente, la función principal del notario es brindar a sus clientes seguridad jurídica por medio de un servicio de calidad, en consideración a ello, nace la necesidad de reflexionar sobre ¿sí el sistema notarial estuvo preparado para dar un gran salto a la tecnología actual e implementar tan apresuradamente un sistema telemático o hubiese sido mejor aplicar las TICS de una manera más pausada y programada?

[1] Art. 7 Ley Notarial

[2] Art. 19 num. 1 Ley Notarial

[3] A elección del notario, mientras el Consejo de la Judicatura desarrolla una plataforma única y segura.

[4] FirmaEC.- Aplicación transversal creada mediante el Ministerio de telecomunicaciones y de la sociedad de la Información y Soporte libre, que permite firmar, verificar y validar documentos digitales.

[5] Guía de aplicación práctica: Resolución 001-2021 del Pleno del Consejo de la Judicatura