ATRIBUCIONES DE LOS NOTARIOS.- Certificar documentos

Art. 18.- Son atribuciones de los notarios, además de las constantes en otras leyes:

5.- Certificar documentos bajo las siguientes modalidades:

a). Dar fe de la exactitud, conformidad y corrección de fotocopias certificadas o de documentos que se exhiban en originales conservando un ejemplar con una nota respectiva en el libro de certificaciones que se llevará para el efecto.

b). La o el Notario a través de su firma electrónica podrá otorgar copias certificadas de un documento físico original o de un documento electrónico original.

Además podrá conferir copias físicas certificadas de un documento electrónico original.

Glosario de términos:

DAR FE.- Afirmar la autenticidad de un hecho. Legalizar un documento o las firmas del mismo.

DOCUMENTO.- Instrumento, escritura, escrito con que se prueba, confirma o justifica alguna cosa o, al menos, que se aduce con tal propósito.

En la acepción más amplia, cuanto consta por escrito o gráficamente; así lo es tanto un testamento, un contrato firmado, un libro o una carta, como una fotografía o un plano; y sea cualquiera la materia sobre la cual se extienda o figure, aunque indudablemente predomine el papel sobre las demás. (Diccionario Jurídico Elemental de Guillermo Cabanellas).

FOTOSCOPIA.- Reproducción fotográfica de un texto, una imagen, etc., que se hace sobre papel de forma instantánea con una máquina eléctrica.

CERTIFICAR.- Según el diccionario de la Real Academia Española certificar es asegurar, afirmar, dar por cierto algo.Dicho de una autoridad competente: Hacer constar por escrito una realidad de hecho.

ORIGINAL.- Perteneciente o relativo al origen. Dicho de cualquier objeto: que ha servido como modelo para hacer otro u otros iguales a él. Escrito que sirve de modelo para sacer de él una copia.

COMPULSA.- Copia de un documento cotejada con su original.  El diccionario jurídico Elemental de Guillermo Cabanellas define a la compulsa como el examen de dos o más documentos, comparándolos entre sí. Compulsa es sinónimo de cotejo. También al copia de un documento o de unos autos sacada judicialmente y confrontada con su original. 

En nuestro medio se entiende compulsa como la copia certificada de una copia certificada.

DOCUMENTO DESMATERIALIZADO.- De conformidad con la disposición general novena de la Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos, la desmaterialización electrónica de documentos: Es la transformación de la información contenida en documentos físicos a mensajes de datos.

El art. 7 de la referida ley manifiesta:

Art. 7.- Información original.- Cuando la ley requiera u obligue que la información sea presentada o conservada en su forma original, este requisito quedará cumplido con un mensaje de datos, si siendo requerido conforme a la ley, puede comprobarse que ha conservado la integridad de la información a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos.

Se considera que un mensaje de datos permanece integro, si se mantiene completo e inalterable su contenido, salvo algún cambio de forma, propio del proceso de comunicación, archivo o presentación.

Por acuerdo de las partes y cumpliendo con todas las obligaciones previstas en esta ley, se podrán desmaterializar los documentos que por ley deban ser instrumentados físicamente.

Los documentos desmaterializados deberán contener las firmas electrónicas correspondientes debidamente certificadas ante una de las entidades autorizadas según lo dispuesto en el artículo 29 de la presente ley, y deberán ser conservados conforme a lo establecido en el artículo siguiente.

Los Arts. 4 y 5 del Reglamento a la Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos  expresan:

Art. 4.- Información original y copias certificadas.- Los mensajes de datos y los documentos desmaterializados, cuando las leyes así lo determinen y de acuerdo al caso, deberán ser certificados ante un Notario, autoridad competente o persona autorizada a través de la respectiva firma electrónica, mecanismo o procedimiento autorizado.

Los documentos desmaterializados se considerarán, para todos los efectos, copia idéntica del documento físico a partir del cual se generaron y deberán contener adicionalmente la indicación de que son desmaterializados o copia electrónica de un documento físico. Se emplearán y tendrán los mismos efectos que las copias impresas certificadas por autoridad competente.

Art. 5.- Desmaterialización.- El acuerdo expreso para desmaterializar documentos deberá constar en un documento físico o electrónico con las firmas de las partes aceptando tal desmaterialización y confirmando que el documento original y el documento desmaterializado son idénticos. En caso que las partes lo acuerden o la ley lo exija, las partes acudirán ante Notario o autoridad competente para que certifique electrónicamente que el documento desmaterializado corresponde al documento original que se acuerda desmaterializar. Esta certificación electrónica se la realiza a través de la respectiva firma electrónica del Notario o autoridad competente.

Los documentos desmaterializados deberán señalar que se trata de la desmaterialización del documento original. Este señalamiento se constituye en la única diferencia que el documento desmaterializado tendrá con el documento original.

En el caso de documentos que contengan obligaciones, se entiende que tanto el documento original como el desmaterializado son la expresión de un mismo acuerdo de las partes intervinientes y por tanto no existe duplicación de obligaciones. De existir multiplicidad de documentos desmaterializados y originales con la misma información u obligación, se entenderá que se trata del mismo, salvo prueba en contrario.

La desmaterialización de los documentos de identificación personal estará sujeta a las disposiciones especiales y procedimiento que las entidades competentes determinen.

DOCUMENTO MATERIALIZADO.- Es la transformación de la información contenida en una página web o cualquier otro soporte electrónico a un documento físico.

En base a la atribución conferida por este numeral los notarios otorgan certificaciones como:

·         certificación de documentos exhibidos en originales

·         certificación de compulsas,

·         certificación de planos exhibidos en originales o compulsas,

·         certificación de documentos exhibidos en original o compulsa que se incorporen a la escritura pública.

·  certificación de documentos materializados desde página web o cualquier otro soporte electrónico

·         certificación de publicaciones

·         certificación electrónica de documento electrónico

·         certificación electrónica de documentos desmaterializados