ATRIBUCIONES NOTARIALES.- Requerimientos para cumplimiento de la promesa de contrato, entrega de la cosa debida y ejecución de obligaciones

Art. 18.- Son atribuciones de los notarios, además de las constantes en otras leyes:

18.- Practicar mediante diligencia notarial, requerimientos para el cumplimiento de la promesa de contrato como para la entrega de cosa debida y de la ejecución de obligaciones;

En estos casos es necesario que se presente respectiva petición suscrita por un abogado, a la que se adjuntarán los correspondientes documentos habilitantes, a fin de que el notario tramite conforme a ley.

De conformidad con el Diccionario Jurídico Elemental de Guillermo Cabanellas de Torres, el requerimiento es una intimación que se dirige a una persona, para que haga o deje de hacer alguna cosa, o para que manifieste su voluntad con relación a un asunto. Otra acepción lo define como el aviso o noticia que, por medio de autoridad pública, se transmite a una persona, para comunicarle algo.

GLOSARIO.-

PROMESA.- Oferta que una persona hace a otra de darle o hacerle alguna cosa.

CONTRATO.- Contrato o convención es un acto por el cual una parte se obliga para con otra a dar, hacer o no hacer alguna cosa (Art. 1454 C.C.)

El Art. 1726 del Código Civil establece que deberán constar por escrito los actos o contratos que contienen la entrega o promesa de una cosa que valga más de ochenta dólares de los Estados Unidos de América.

Por su parte el Art. 1570 determina que la promesa de celebrar un contrato no produce obligación alguna; salvo que concurran las circunstancias siguientes:

1. Que la promesa conste por escrito; y por escritura pública, cuando fuere de celebrar un contrato para cuya validez se necesita de tal solemnidad, conforme a las disposiciones de este Código;

2. Que el contrato prometido no sea de los que las leyes declaran ineficaces;

3. Que la promesa contenga un plazo o condición que fije la época de la celebración del contrato; y,

4. Que en ella se especifique de tal manera el contrato prometido, que sólo falten, para que sea perfecto, la tradición de la cosa, o las solemnidades que las leyes prescriban.

ENTREGA.- Acción de dar o poner en manos de otro, en su poder, a su disposición una persona o una cosa, para que cuide, disponga de ella o la conduzca a donde corresponda o quiera.

EJECUCIÓN.- Realización de una acción, especialmente en cumplimiento de un proyecto, un encargo o una orden.

OBLIGACIÓN.- Es un vínculo legal, voluntario o de hecho que impone una acción u omisión. El vínculo de derecho por el cual una persona es constreñida hacia otra a dar, a hacer o a no hacer alguna cosa. El Art. 1453 del Código Civil dice que las obligaciones nacen, ya del concurso real de las voluntades de dos o más personas, como en los contratos o convenciones; ya de un hecho voluntario de la persona que se obliga, como en la aceptación de una herencia o legado y en todos los cuasicontratos; ya a consecuencia de un hecho que ha inferido injuria o daño a otra persona, como en los delitos y cuasidelitos; ya por disposición de la ley, como entre los padres y los hijos de familia.

ATRIBUCIONES DE LOS NOTARIOS.- Autorizar la disolución de la sociedad conyugal o sociedad de bienes, por mutuo acuerdo

Art. 18.- Son atribuciones de los notarios, además de las constantes en otras leyes:

13.- Autorizar la petición de disolución de la sociedad conyugal o de la sociedad de bienes por mutuo acuerdo, sin perjuicio de la atribución prevista en el Artículo 10 de la Ley Orgánica de Gestión de la Identidad y Datos Civiles, previo reconocimiento de las firmas de los solicitantes ante la o el Notario, acompañando la partida de matrimonio, la sentencia, acta de reconocimiento, certificado de la unión de hecho o cualquier documento habilitante según lo dispuesto en la Ley Orgánica de Gestión de la Identidad y Datos Civiles.

La o el Notario inmediatamente de reconocida la petición redactará el acta correspondiente que declarará disuelta la sociedad conyugal o la sociedad de bienes, la misma que se protocolizará y se inscribirá en el Registro Civil correspondiente.

Glosario.-

MATRIMONIO.- El Art. 81 del Código civil  determina que el matrimonio es un contrato solemne por el cual un hombre y una mujer se unen con el fin de vivir juntos, procrear y auxiliarse mutuamente. 

SOCIEDAD CONYUGAL.- Por su parte el Art. 139 ibíd. establece que por el hecho del matrimonio celebrado conforme a las leyes ecuatorianas, se contrae sociedad de bienes entre los cónyuges. Las reglas de la sociedad conyugal pueden ser modificadas mediante las capitulaciones matrimoniales.

CAPITULACIONES MATRIMONIALES.- Según el Art. Art. 150 del Código Civil se conocen con el nombre de capitulaciones matrimoniales las convenciones que celebran los esposos o los cónyuges antes, al momento de la celebración o durante el matrimonio, relativas a los bienes, a las donaciones y a las concesiones que se quieran hacer el uno al otro, de presente o de futuro.

UNIÓN DE HECHO Y SOCIEDAD DE BIENES.- Art. 222 del Código Civil se refiere a la unión de hecho como la unión estable y monogámica entre dos personas libres de vínculo matrimonial, mayores de edad, que formen un hogar de hecho, genera los mismos derechos y obligaciones que tienen las familias constituidas mediante matrimonio y da origen a una sociedad de bienes. El Art. 224 permite a los convivientes la estipulación de otro régimen económico distinto al de la sociedad de bienes, mediante escritura pública.´

Esta atribución permite a los notarios autorizar la disolución de la sociedad conyugal o de la sociedad de bienes, siempre que sea de mutuo acuerdo.

Requisitos.-

1.- Petición firmada por los solicitantes con patrocinio de abogado

2.- Copias de las cédula de ciudadanía, certificados de votación de los comparecientes.

3.- Copias certificadas de la partida de matrimonio o, de la sentencia o acta de reconocimiento o certificado de la unión de hecho, según corresponda

ATRIBUCIONES DE LOS NOTARIOS.- Conceder posesiones efectivas

Art. 18.- Son atribuciones de los notarios, además de las constantes en otras leyes:

12.- Receptar la declaración juramentada de quienes se creyeren con derecho a la sucesión de una persona difunta, presentando la partida de defunción del de cujus y las de nacimiento u otros documentos para quienes acrediten ser sus herederos, así como la de matrimonio o sentencia de reconocimiento de la unión de hecho del cónyuge sobreviviente si los hubiera. Tal declaración con los referidos instrumentos, serán suficientes documentos habilitantes para que el Notario conceda la posesión efectiva de los bienes pro indiviso del causante a favor de los peticionarios, sin perjuicio de los derechos de terceros. Dicha declaración constará en acta notarial y su copia será inscrita en el Registro de la Propiedad correspondiente;

En términos simples, podemos decir que la posesión efectiva es el trámite que se lleva a cabo con la finalidad de que se establezca quiénes son los herederos de una persona fallecida y cuáles son los bienes que forman parte de dicha herencia, de forma que éstos puedan disponer de la masa hereditaria.

Se debe tener en cuenta que la posesión efectiva no confiere la calidad de heredero, puesto que el derecho nace de la ley o de la voluntad del testador y no requiere de trámite alguno, pero, en cambio, equivale a aceptación expresa de la herencia y sirve de título para que el heredero putativo pueda adquirir la herencia por prescripción ordinaria.

La posesión efectiva se otorga a favor de los peticionarios, no se otorga a favor de terceros que no la hayan solicitado, aun cuando en la petición se los nombre.

Requisitos.-

1.- Partida de defunción del de cujus

2.- Documentos que justifiquen la propiedad de los bienes dejados por el causante: escrituras o certificados de gravamen, matrícula vehicular, cuentas de ahorros, etc.

3.- Copias de las cédula de ciudadanía, certificados de votación y partidas de nacimiento de los herederos que comparecen

4.- Copia de la cédula de ciudadanía del cónyuge sobreviviente o partida de matrimonio.

5.- Petición firmada por los solicitantes con patrocinio de abogado

Glosario.-

SUCESIÓN.- Transmisión de derechos y obligaciones por causa de muerte.

DE CUJUS.- Primeras palabras de la fórmula latina “de cujus succesione agitur” (aquel de cuya sucesión se trata); utilizada en nuestros días para designar al difunto causante de la sucesión: se dice el “de cujus”. Palabra que designa a la persona cuya sucesión ha sido abierta.

HEREDEROS.- Persona que, por disposición legal, testamentaria o excepcionalmente por contrato, sucede en todo o en parte de una herencia; es decir, en los derechos y obligaciones que tenía al tiempo de morir el difunto al cual sucede.

El Art. 996 del Código Civil determina que las asignaciones a título universal se llaman herencias, y las asignaciones a título singular legados. El asignatario de herencia se llama heredero, y el asignatario de legado, legatario. Por su parte el Art. 993 ibíd. expresa que se sucede a una persona difunta a título universal o a título singular. El título es universal cuando se sucede al difunto en todos sus bienes, derechos y obligaciones transmisibles o en una cuota de ellos, como la mitad, tercio o quinto. El título es singular cuando se sucede en una o más especies o cuerpos ciertos, como tal caballo, tal casa; o en una o más especies indeterminadas de cierto género, como un caballo, tres vacas, seiscientos dólares de estados unidos de América, cuarenta quintales de trigo.

PRO INDIVISO.- Significa sin dividir, cuando el todo, constituido por un bien o una masa patrimonial, corresponde sin partes especiales determinadas a dos o más personas.

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AUTORIZACION NOTARIAL PARA DONACION (Atribuciones de los notarios)

Art. 18.- Son atribuciones de los notarios, además de las constantes en otras leyes:

11.- Receptar la declaración juramentada del titular de dominio con la intervención de dos testigos idóneos que acrediten que la persona que va a donar un bien, tenga bienes suficientes adicionales que garanticen su subsistencia, lo cual constará en acta notarial, la que constituirá suficiente documento habilitante para realizar tal donación;

El Art. 1402 del Código Civil establece que la donación entre vivos es un acto por el cual una persona transfiere gratuita e irrevocablemente una parte de sus bienes a otra persona, que la acepta.

La autorización que concede el Notario para realizar la donación puede ser solicitada por el donante o el donatario.

El Art. 1417 del Código Civil determina que la donación entre vivos que no se insinuare solo tendrá efecto hasta el valor de ochocientos dólares de los Estados Unidos de América.

Quien hace donación de sus bienes debe reservarse bienes suficientes adicionales que garanticen su congrua y normal subsistencia, lo que constará en la declaración juramentada que hacen los donantes para obtener la autorización notarial y debe ser acreditado con los testimonios de dos testigos idóneos.

El acta notarial constituye documento habilitante para realizar la donación.

REQUISITOS.-

1.-Petición firmada el o los interesados (puede ser el donante y donatario) y patrocinada por abogado

· Adjuntar copias de las cédulas y certificados de votación.

· Anexar documentos de respaldo que sustenten que donante es propietario de los bienes (certificados de gravamen, copias de las escrituras públicas, matrículas de vehículos, etc.)

2.- Declaración juramentada de los donantes con la intervención de 2 testigos que acrediten que la persona que va a donar un bien, tenga bienes suficientes adicionales que garanticen su subsistencia.

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ATRIBUCIONES DE LOS NOTARIOS.- Extinguir o subrogar el patrimonio familiar

Art. 18.- Son atribuciones de los notarios, además de las constantes en otras leyes:

10.- Receptar la declaración juramentada del titular del dominio, con la intervención de dos testigos idóneos que acrediten la necesidad de extinguir o subrogar, de acuerdo a las causales y según el procedimiento previsto por la Ley, el patrimonio familiar constituido sobre sus bienes raíces, en base a lo cual el Notario elaborará el acta que lo declarará extinguido o subrogado y dispondrá su anotación al margen de la inscripción respectiva en el Registro de la Propiedad correspondiente.

En los casos en que el patrimonio familiar se constituye como mandato de la Ley, deberá adicionalmente contarse con la aceptación de las instituciones involucradas. Si tales instituciones ya no existen, están inactivas, liquidadas o canceladas o no hay la documentación de las mismas en el órgano regulador competente y así se certifica, no será necesaria su aceptación;

PATRIMONIO FAMILIAR.- Es una limitación al derecho de dominio (junto con: la propiedad fiduciaria, el derecho de usufructo, los derechos de uso y habitación y las servidumbres, Art. 747 del Código Civil).

Por el patrimonio familiar una persona constituye, con bienes raíces de su exclusiva propiedad, un patrimonio para sí y en beneficio de sus descendientes, quedando aquellos bines excluidos del régimen ordinario de la sociedad conyugal y de toda acción de los acreedores (Art. 835 del Código Civil).

El patrimonio familiar se constituye por escritura y ante notario; puede constituirse de manera voluntaria o, por mandato expreso de la ley sobre bienes inmuebles que quedan sometidos a regímenes de instituciones cooperativistas o mutualistas y bancos de ahorro o crédito para la vivienda.

TESTIGO.- Quien ve, oye o percibe por otro sentido algo en que no es parte, y que puede reproducir de palabra o por escrito, o por signos.- Persona que debe concurrir a la celebración de ciertos actos jurídicos, en los casos así señalados por la ley o requeridos por los particulares, para la solemnidad del mismo, poder dar fe y servir de prueba.

En este tipo de trámite se requiere:

1.- Petición firmada por los peticionarios (constituyentes) junto con un abogado.  Si los peticionarios tienen hijos mayores de edad, estos también deben comparecer en el escrito inicial señalando que no se oponen al levantamiento del patrimonio familiar.

Se debe adjuntar:

a.- Copias de las cédulas de ciudadanía y certificados de votación.

b.- El certificado de gravámenes actualizado

c.- Copia de la escritura por la que se constituyó el patrimonio familiar.

2.- Los peticionarios y los testigos deben realizar una declaración juramentada.

3.- Cuando el patrimonio familiar se ha constituido por mandato de la ley, se debe contar con la aceptación de la institución involucrada o la certificación emitida por la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria de que la institución ya no existe, está inactiva, liquidada, cancelada o no hay la documentación de las mismas.

ATRIBUCIONES DE LOS NOTARIOS.- Practicar reconocimiento de firmas

Art. 18.- Son atribuciones de los notarios, además de las constantes en otras leyes:

9.- Practicar reconocimiento de firmas.

FIRMA: Nombre y apellido, o título, que se pone al pie de un escrito, para acreditar que procede de quien lo suscribe, para autorizar lo allí manifestado para obligarse a lo declarado (Diccionario Jurídico Elemental de Guillermo Cabanellas)

El reconocimiento de firmas es la admisión de la autenticidad de la firma, en este caso, quien comparece ante el notario admite que la firma puesta en un documento es suya y el notario da fe de ese acto.

Los notarios no tienen atribución para hacer el reconocimiento de huella dactilar (casos de los analfabetos o quienes no saben o no pueden firmar).

ATRIBUCIONES DE LOS NOTARIOS.- Conferir extractos

Art. 18.- Son atribuciones de los notarios, además de las constantes en otras leyes:

8.- Conferir extractos en los casos previstos en la Ley;

EXTRACTO.- Escrito que contiene lo sustancial de otro escrito más extenso.

Los notarios confieren extractos, entre otros, en los siguientes casos:

1.- Remate voluntario de bienes de los menores

2.- Apertura de testamentos cerrados

3.- Liquidación de la sociedad conyugal o sociedad de bienes

4.- Emancipación voluntaria del hijo adulto

5.- Notificación de traspaso o cesión de derechos o créditos personales

ATRIBUCIONES DE LOS NOTARIOS.- Intervenir en remates y sorteos

Art. 18.- Son atribuciones de los notarios, además de las constantes en otras leyes:

7.- Intervenir en remates y sorteos a petición de parte e incorporar al Libro de Diligencias las actas correspondientes, así como las de aquellos actos en los que hubieren intervenido a rogación de parte y que no requieran de las solemnidades de la escritura pública;

Los notarios pueden intervenir, a petición de parte, para dar fe de los resultados de remates, sorteos o de otros actos similares, como constataciones, siempre y cuando este tipo de diligencias no se encuentren atribuidas a otro órgano o funcionario público.

ATRIBUCIONES DE LOS NOTARIOS.- Realizar protestos por falta de aceptación o de pago de letras de cambio o pagarés a la orden

Art. 18.- Son atribuciones de los notarios, además de las constantes en otras leyes:

6.- Levantar protestos por falta de aceptación o de pago de letras de cambio o pagarés a la orden particularizando el acto pertinente conforme a las disposiciones legales aplicables, actuación que no causará impuesto alguno;

Glosario de términos

LETRA DE CAMBIO.- La letra de cambio es un documento por el que una persona (girador o librador) ordena a otra (girado, librado o aceptado) que pague una cantidad a favor de un tercero (tenedor o tomador), en una fecha determinada (vencimiento).

La orden de pago que contiene la letra de cambio es, necesariamente, incondicional, porque el pago que tendrá que realizarse no admite de ninguna forma el cumplimiento de un acontecimiento o la realización de un evento futuro como requisito o condición impuestos.  Su mandato es directo, radical, simple y absolutamente despojado de todo requisito o condición indispensable para que el pago sea satisfecho.

PAGARÉ A LA ORDEN.- El pagaré a la orden es un documento mediante el cual el emisor se compromete a pagar el importe fijado en el documento a la persona a favor del cual se expide el pagaré, o a la persona que a través de sucesivos endosos sea el último titular del mismo.

El pagaré a la orden contiene una promesa incondicional de pago.

PROTESTO.- Diligencia que, por no ser aceptada o pagada una letra de cambio o pagaré a la orden, se practica bajo fe notarial para que no se perjudiquen los derechos y acciones entre las personas que han intervenido en el giro.

ATRIBUCIONES DE LOS NOTARIOS.- Certificar documentos

Art. 18.- Son atribuciones de los notarios, además de las constantes en otras leyes:

5.- Certificar documentos bajo las siguientes modalidades:

a). Dar fe de la exactitud, conformidad y corrección de fotocopias certificadas o de documentos que se exhiban en originales conservando un ejemplar con una nota respectiva en el libro de certificaciones que se llevará para el efecto.

b). La o el Notario a través de su firma electrónica podrá otorgar copias certificadas de un documento físico original o de un documento electrónico original.

Además podrá conferir copias físicas certificadas de un documento electrónico original.

Glosario de términos:

DAR FE.- Afirmar la autenticidad de un hecho. Legalizar un documento o las firmas del mismo.

DOCUMENTO.- Instrumento, escritura, escrito con que se prueba, confirma o justifica alguna cosa o, al menos, que se aduce con tal propósito.

En la acepción más amplia, cuanto consta por escrito o gráficamente; así lo es tanto un testamento, un contrato firmado, un libro o una carta, como una fotografía o un plano; y sea cualquiera la materia sobre la cual se extienda o figure, aunque indudablemente predomine el papel sobre las demás. (Diccionario Jurídico Elemental de Guillermo Cabanellas).

FOTOSCOPIA.- Reproducción fotográfica de un texto, una imagen, etc., que se hace sobre papel de forma instantánea con una máquina eléctrica.

CERTIFICAR.- Según el diccionario de la Real Academia Española certificar es asegurar, afirmar, dar por cierto algo.Dicho de una autoridad competente: Hacer constar por escrito una realidad de hecho.

ORIGINAL.- Perteneciente o relativo al origen. Dicho de cualquier objeto: que ha servido como modelo para hacer otro u otros iguales a él. Escrito que sirve de modelo para sacer de él una copia.

COMPULSA.- Copia de un documento cotejada con su original.  El diccionario jurídico Elemental de Guillermo Cabanellas define a la compulsa como el examen de dos o más documentos, comparándolos entre sí. Compulsa es sinónimo de cotejo. También al copia de un documento o de unos autos sacada judicialmente y confrontada con su original. 

En nuestro medio se entiende compulsa como la copia certificada de una copia certificada.

DOCUMENTO DESMATERIALIZADO.- De conformidad con la disposición general novena de la Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos, la desmaterialización electrónica de documentos: Es la transformación de la información contenida en documentos físicos a mensajes de datos.

El art. 7 de la referida ley manifiesta:

Art. 7.- Información original.- Cuando la ley requiera u obligue que la información sea presentada o conservada en su forma original, este requisito quedará cumplido con un mensaje de datos, si siendo requerido conforme a la ley, puede comprobarse que ha conservado la integridad de la información a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos.

Se considera que un mensaje de datos permanece integro, si se mantiene completo e inalterable su contenido, salvo algún cambio de forma, propio del proceso de comunicación, archivo o presentación.

Por acuerdo de las partes y cumpliendo con todas las obligaciones previstas en esta ley, se podrán desmaterializar los documentos que por ley deban ser instrumentados físicamente.

Los documentos desmaterializados deberán contener las firmas electrónicas correspondientes debidamente certificadas ante una de las entidades autorizadas según lo dispuesto en el artículo 29 de la presente ley, y deberán ser conservados conforme a lo establecido en el artículo siguiente.

Los Arts. 4 y 5 del Reglamento a la Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos  expresan:

Art. 4.- Información original y copias certificadas.- Los mensajes de datos y los documentos desmaterializados, cuando las leyes así lo determinen y de acuerdo al caso, deberán ser certificados ante un Notario, autoridad competente o persona autorizada a través de la respectiva firma electrónica, mecanismo o procedimiento autorizado.

Los documentos desmaterializados se considerarán, para todos los efectos, copia idéntica del documento físico a partir del cual se generaron y deberán contener adicionalmente la indicación de que son desmaterializados o copia electrónica de un documento físico. Se emplearán y tendrán los mismos efectos que las copias impresas certificadas por autoridad competente.

Art. 5.- Desmaterialización.- El acuerdo expreso para desmaterializar documentos deberá constar en un documento físico o electrónico con las firmas de las partes aceptando tal desmaterialización y confirmando que el documento original y el documento desmaterializado son idénticos. En caso que las partes lo acuerden o la ley lo exija, las partes acudirán ante Notario o autoridad competente para que certifique electrónicamente que el documento desmaterializado corresponde al documento original que se acuerda desmaterializar. Esta certificación electrónica se la realiza a través de la respectiva firma electrónica del Notario o autoridad competente.

Los documentos desmaterializados deberán señalar que se trata de la desmaterialización del documento original. Este señalamiento se constituye en la única diferencia que el documento desmaterializado tendrá con el documento original.

En el caso de documentos que contengan obligaciones, se entiende que tanto el documento original como el desmaterializado son la expresión de un mismo acuerdo de las partes intervinientes y por tanto no existe duplicación de obligaciones. De existir multiplicidad de documentos desmaterializados y originales con la misma información u obligación, se entenderá que se trata del mismo, salvo prueba en contrario.

La desmaterialización de los documentos de identificación personal estará sujeta a las disposiciones especiales y procedimiento que las entidades competentes determinen.

DOCUMENTO MATERIALIZADO.- Es la transformación de la información contenida en una página web o cualquier otro soporte electrónico a un documento físico.

En base a la atribución conferida por este numeral los notarios otorgan certificaciones como:

·         certificación de documentos exhibidos en originales

·         certificación de compulsas,

·         certificación de planos exhibidos en originales o compulsas,

·         certificación de documentos exhibidos en original o compulsa que se incorporen a la escritura pública.

·  certificación de documentos materializados desde página web o cualquier otro soporte electrónico

·         certificación de publicaciones

·         certificación electrónica de documento electrónico

·         certificación electrónica de documentos desmaterializados

ATRIBUCIONES DE LOS NOTARIOS.- Autenticar firmas

Art. 18.- Son atribuciones de los notarios, además de las constantes en otras leyes:

3.- Autenticar las firmas puestas ante él en documentos que no sean escrituras públicas;

Glosario de términos:

AUTENTICAR.- Autorizar o legalizar un acto o documento, revistiéndolo de ciertas formas y solemnidades, para su mayor firmeza y validez.

Esta atribución le permite al notario dar testimonio escrito que la firma puesta en un documento, corresponde a la de la persona que la haya registrado ante él, previa confrontación de las dos.

ATRIBUCIONES DE LOS NOTARIOS.- Protocolizar instrumentos públicos o privados

Art. 18.- Son atribuciones de los notarios, además de las constantes en otras leyes:

2.- Protocolizar instrumentos públicos o privados por orden judicial o a solicitud de parte interesada patrocinada por abogado, salvo prohibición legal;

El protocolo es el libro donde el Notario incorpora los instrumentos originales que autoriza, en razón de la fe pública de la que se encuentra investido y aquellos dispuestos por orden de autoridad competente o a petición de parte.

Cada protocolo tiene un índice alfabético por apellidos de los otorgantes con la correspondencia al folio en que empiece la escritura y la determinación del objeto de las mismas.

Los protocolos notariales son de propiedad del Estado y los notarios son los responsables del mantenimiento y custodia de los mismos mientras dure su función.

Glosario de términos:

PROTOCOLIZAR.- Incorporar al protocolo de un notario o escribano una escritura matriz u otro documento. En el contexto de la norma transcrita debe entenderse como la acción de incorporar documentos en el archivo del notario (llamado protocolo), con el objeto de que se conserven en el tiempo. La protocolización no convierte al documento privado en un documento público.

ATRIBUCIONES DE LOS NOTARIOS.- Autorizar Actos y Contratos

Art. 18.- Son atribuciones de los notarios, además de las constantes en otras leyes:

1.- Autorizar los actos y contratos a que fueren llamados y redactar las correspondientes escrituras, salvo que tuvieren razón o excusa legítima para no hacerlo;

De la norma transcrita se desprende que: los notarios tienen como atribuciones autorizar actos o contratos y redactar escrituras públicas y, que no actúan de oficio sino a requerimiento de parte.

Los notarios pueden excusarse de realizar un acto o contrato requerido por una persona, cuando fuere contrario a la ley o a la moral o, no esté especificado en la ley como atribución del notario. Por Ejm: No puede recibir una declaración en la que una persona se inculpe de un delito (porque la Constitución de la República establece que nadie puede ser forzado a declarar en contra de sí mismo sobre asuntos que puedan ocasionar su responsabilidad penal y que nadie puede ser interrogado sin la presencia de un abogado patrocinador; el notario tampoco puede efectuar un peritaje.

Cabe destacar que de conformidad con prescrito en el Art. 296 del COFJ los notarios son funcionarios investidos de fe pública que autorizan, a requerimiento de parte, actos, contratos y documentos determinados en las leyes y dan fe de la existencia de hechos que ocurran en su presencia. Intervienen también en asuntos no contenciosos para: autorizar, conceder, aprobar, declarar extinguir, cancelar y solemnizar situaciones jurídicas, respecto de las cuales se encuentran expresamente facultados.

Glosario de términos:

ACTO.- Manifestación de voluntad o de fuerza realizada por el ser humano. (Diccionario Cabanellas)

CONTRATO.- Es un acto por el cual una parte se obliga para con otra a dar, hacer o no hacer alguna cosa. Cada parte puede ser una o muchas personas. (Art. 1454 C.C.).

ESCRITURA PÚBLICA.- Documento público. Es el autorizado con las solemnidades legales. Si es otorgado ante notario e incorporado en un protocolo o registro público, se llamará escritura pública. Se considerarán también instrumentos públicos los mensajes de datos otorgados, conferidos, autorizados o expedidos por y ante autoridad competente y firmados electrónicamente. (Art. 205 del COGEP).